UPT Perpustakaan Universitas Bangka Belitung kembali mengadakan kegiatan stock opname,  yang dilakukan oleh tim stock opname yakni pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan, dimana sebelumnya kegiatan stock opname dilaksanakan pada tahun 2016. stock opname adalah pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat milik perpustakaan. Sebelum melakukan kegiatan ini perlu dipertimbangkan terlebih dahulu pelayanan apa yang dibutuhkan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan stock opname agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunaanya. (Sulistyo – Basuki (1991: 235). Proses kegiatan ini direncanakan akan berlangsung selama tiga bulan, yakni dari tanggal 8 Juni 2020 dan akan berakhir pada tnggal 8 September 2020. Selama kegiatan berlangsung UPT Perpustakaan Universitas Bangka Belitung tidak melakukan layanan peminjaman buku, adapun layanan yang dibuka hanya layanan pengembalian buku serta layanan skripsi dan bebas pustaka online.

Proses stock opname buku di UPT Perpustakaan Universitas Bangka Belitung menggunakan Senayan Library Management System (SLiMS) Akasia. Kegiatan dimulai dengan menscan barcode buku, kemudian melengkapi dan memperbaiki data buku di pangkalan data jika belum lengkap dan salah sesuai dengan keterangan yang ada di buku, kemudian memperbaiki barcode dan atau nomor punggung buku sesuai dengan kaidah penomoran dalam perpustakaan langkah terakhir menyusun jajaran buku pada rak koleksi.

Stock opname merupakan salah satu kegiatan di perpustakaan yang bertujuan untuk memperoleh data riil buku yang ada di rak baik itu koleksi referensi, fiksi maupun buku teks. Sehingga gambaran umum tentang koleksi perpustakaan akan semakin jelas. Ketelitian tim stock opname dalam kegiatan ini sangat penting agar tujuan kegiatan dapat tercapai dengan optimal. Disamping melengkapi keterangan seperti tipe koleksi, lokasi koleksi, asal buku apakah pembelian atau sumbangan/hibah serta bahasa buku dalam pangkalan data, tim stock opname juga harus cermat dan teliti memperhatikan buku yang nomor klasisifaksinya tidak sesuai antara di pangkalan data dengan yang tertera di punggung buku, buku yang ada dipangkalan data tetapi ketika dilakukan proses stock take data buku tidak muncul, buku yang ada di rak tetapi tidak ada dipangkalan data, buku yang tidak sesuai dengan kaedah penulisan kepengarangan seperti pengarang luar negeri dan pengarang yang memiliki marga harus dibalik penulisannya, serta buku yang judul dan keterangan lainnya sama tetapi dalam sistem terpisah-pisah.

Adapun tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah ;

1. Untuk mengetahui data riil koleksi bahan pustaka/buku yang ada di perpustakaan;
2. Untuk mengetahui jumlah riil koleksi bahan pustaka/buku yang hilang;
3. Untuk mengetahui jumlah koleksi bahan pustaka/buku berdasarkan pengelompokan atau klasifikasi yang tepat;
4. Untuk mengetahui koleksi yang ada di rak tetapi belum terncantum dalam pangkalan data atau katalog buku online (OPAC);
5. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi fisik koleksi yang ada di rak apakah dalam keadaan baik, tidak lengkap atau rusak;
6. Melalui kegiatan stock opname buku akan terjajar dengan rapih di rak koleksi.

Kedepan diharapkan kegiatan ini dapat dilaksanakan secara berkala, minimal tiga tahun sekali agar koleksi yang tersedia di perpustakaan dapat teridentifikasi dengan benar sehingga diperoleh data koleksi riil, kondisi riil fisik buku serta selisih koleksi yang ada di rak dengan yang tersedia di pangkalan data. (Septi Eskawati)